موفقیت بدون فشارِ «انجام دادن همۀ کارها»
در عصری که برای هر چیز اپلیکیشنی وجود دارد، انتظار می‌رود که فقط با یک کلیک یا لمس صفحه، افزایش بهرهوری حاصل شود. و ما داریم با سرعتی بی‌امان کلیک می‌کنیم.
سایت استاتیسکا (statista.com) فقط در سال 2024، تعداد 8.98 میلیارد دانلود اپلیکیشن بهرهوری را گزارش می‌دهد که نشان‌دهنده تقاضای بسیار زیاد برای تقویت توانایی ما برای انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر است. با این حال، در عمل، افزودن ابزارها معمولاً جریان نوتیفیکیشن‌هایی را افزایش می‌دهد که به اقدام فوری نیاز دارند، در جریان کار وقفه ایجاد می‌کنند و باعث ترشح هورمون‌های استرس می‌شوند.
پس اگر رویکرد ابزار-محور (مبتنی بر اپلیکیشن) به ما اجازه نمی‌دهد «همۀ کارها را انجام دهیم» لابد راه‌حلی در دنیای «ترفندهای زندگی» و روتین‌های صبحگاهی وجود دارد.
ما درباره مدیران اجرایی و کارآفرینان موفقی می‌خوانیم که هر لحظه از روز خود را بهینه می‌کنند، از مدیتیشن صبحگاهی تا تفکر شبانگاهی. به نظر می رسد این افرادِ آرمانی «همه چیز را دارند»، بنابراین باید عادات و تشریفات مناسبی برای انجام همه چیز داشته باشند، درست است؟
با این حال، زمانی که روال‌های آنها را سرمشق خود قرار می‌دهیم - از پیوستن به باشگاه 5 صبحی‌ها تا داشتن یک دفتر روزانه سپاسگزاری - به نظر نمی‌رسد در فهرست کارهای ما که همیشه در حال افزایش هستند، تاثیر قابل‌ملاحظه‌ای ایجاد کند.
آیا ممکن است «انجام دادن همۀ کارها» در واقع یک شاخص بهرهوری نباشد؟
تلاش بی‌امان و بیهوده برای انجام دادن همۀ کارها
در طول مسیر زندگی امروزه، ما این ایده را پذیرفته‌ایم که اگر سخت‌تر، سریع‌تر، طولانی‌تر و هوشمندانه‌تر کار کنیم، نه تنها «بیشتر انجام می‌دهیم»، بلکه «بیشتر می‌شویم» و «بیشتر به دست می‌آوریم». و در این مسیر شاید ما را به دلیل توانایی خود در انجام چندین وظیفه، مدیریت همزمان چند پروژه یا ساعات طولانی کار به رسمیت شناخته‌اند‌اند؛ و حتی ممکن است با عمل کردن در این چارچوب، یک یا دو ترفیع دریافت هم کرده باشیم.
اما در دراز مدت، این شیوه کار نه تنها پایدار نیست، بلکه نتیجه معکوس نیز دارد. تحقیقات نشان داده است که چندوظیفه بودن (Multitasking) می‌تواند بهرهوری را تا 40 درصد کاهش دهد (میر، 2015).
وقتی دائماً سعی می‌کنیم همه چیز را انجام دهیم، خودمان را بیش از حد مشغول چند وظیفه کرده و توجه خود را به کاری که تاثیر قابل‌ملاحظه‌ای بر پیشبرد مهم‌ترین اهدافمان دارد، معطوف نمی‌کنیم.
حقیقت این است که «ما هرگز همۀ کارها را انجام نخواهیم داد». مهم نیست که چقدر کارآمد کار می‌کنیم، همواره صندوق ورودی (inbox) ایمیل و لیست کارهای ما در حال افزایش خواهند بود. این باور که ما می‌توانیم و باید همه کارها، همه درخواست‌ها و همه پروژه‌ها را انجام دهیم، ما را بدون هیچ پیشرفت معناداری روی تردمیل سرشلوغی نگه می‌دارد. علاوه بر این، فشار مداوم برای «انجام دادن همۀ کارها» می‌تواند منجر به خستگی مزمن و فرسودگی شغلی شود که نتیجۀ آن کاهش انگیزه، خلاقیت و رضایت است. و این میل غلط ما برای «انجام دادن همۀ کارها» در نهایت مانع پیشرفت ما به سمت مهم‌ترین دستاوردهایمان می‌شود. شاید لازم است بهرهوری را بازتعریف کنیم.
اگر هدف «انجام دادن همۀ کارها» نباشد، پس بهرهوری درباره چیست؟
اولویت‌بندی!
باور همگانی و تحقیقات معتبر به ما می‌گوید که اولویت‌بندی کلید بهرهوری است. مطالعه‌ای توسط هاروارد بیزینس ریویو (HBR) نشان داد افرادی که وظایف خود را بر اساس اهمیت اولویت‌بندی می‌کنند، قادرند بهرهوری خود را تا 25 درصد افزایش دهند (ساندرز، 2018). اما آیا واقعا به همین سادگی است؟
الیور برکمن، نویسنده کتاب «چهار هزار هفته: مدیریت زمان برای فانی‌ها»، حقیقت دردناکی را فاش می‌کند: «دروغی که به خودمان می‌گوییم این است که اولویت‌بندی فقط مشخص کردن چیزهایی است که مهم هستند و چیزهایی که مهم نیستند. این یک دروغ است. برای ما چیزهای مهم بیشتری نسبت به مدت زمانی که برای انجام همه کارها داریم وجود دارد.»
اولویت‌بندی فقط به معنای تعیین چیزهای مهم نیست؛ بلکه در مورد پذیرش ناراحتی ناشی از رها کردن چیزهایی است که برایمان مهم‌اند اما در زمان محدود ما نمی‌گنجند.
اولویت‌بندی فرآیندی است که ما را مجبور می‌کند تا با این واقعیت روبرو شویم که هر چقدر هم برنامه زمانی‌مان را بهینه کنیم، باز هم نمی‌توانیم همه آن چیزهای مهم را داشته باشیم.
بنابراین، چگونه می‌توانیم از این حقیقت دردناک عبور کنیم؟
اولین قدم این است که شفاف کنیم و سپس انتخاب کنیم که در میان مهم‌ترین آرمان‌ها و اهداف خود قصد داریم بر روی کدام یک تمرکز کنیم.
این‌ها نتایج آگاهانه انتخاب شده‌ای هستند که تأثیر مثبت قابل‌توجهی بر زندگی شخصی و نتایج حرفه‌ای ما خواهند داشت. در مرحله بعد، ما باید به طرز بی‌رحمانه‌ای هر وظیفه در فهرست کارهایمان را با این اهداف ارزیابی کنیم و از خود بپرسیم: «آیا این کار مستقیماً در دستیابی من به اهداف انتخابی نقش دارد؟»
اما اولویت‌بندی یک شیوه یک-بار-برای-همیشه نیست. همانطور که اهداف و شرایط تغییر می‌کند، ممکن است اولویت‌های ما نیز تغییر کند. اختصاص زمانی برای مرور منظم و تنظیم آنچه قرار است روی آن کار کنیم، اطمینان می‌دهد که همیشه روی کارهایی تمرکز می‌کنیم که ما را به اهداف انتخابی‌مان نزدیک‌تر می‌کنند، حتی اگر به معنای رها کردن چیزهایی باشد که برایمان مهم هستند.
استادی در هنر اولویت‌بندی به ما این امکان را می‌دهد که همواره به بخش مهم بپردازیم، خستگی‌ها را کاهش دهیم و انرژی خود را به سمت کاری هدایت کنیم که بر موفقیت و رضایت ما تأثیر می‌گذارد. با این وجود، این امر همچنین ما را ملزم می‌کند که با ناراحتی ناشی از پذیرش اینکه هر چقدر هم بخواهیم، نمی‌توانیم همه کارها را انجام دهیم روبرو شویم. پذیرفتن این حقیقت دردناک، کلید موفقیت بدون «انجام دادن همه کارها» است.
وقت گذاشتن برای آنچه بیشتر اهمیت دارد
با توجه به اینکه نمی‌توانیم «همۀ کارها را انجام دهیم» و حتی نمی‌توانیم همۀ چیزهای مهم را تکمیل کنیم، چگونه اطمینان حاصل کنیم که زمان محدودمان صرف کارهای مهم‌تر می‌شود؟ نکته کلیدی این است که آگاهانه برای اولویت‌های انتخابی خود در برنامه زمانی‌مان وقت بگذاریم.
مطالعه‌ای که توسط اپلیکیشن بهرهوری RescueTime انجام شده است، واقعیتی شگفت‌انگیز را نشان می‌دهد: به طور میانگین افراد متخصص روزانه تنها ۲ ساعت و ۴۸ دقیقه را صرف کارهای سازنده می‌کنند (RescueTime، 2019).
به بیانی دیگر، بیشتر روز کاری ما صرف فعالیت‌هایی می‌شود که مستقیماً در رسیدن به اهدافمان نقشی ندارند. برای ایجاد پیشرفت معنادار، باید در تقویممان برای کار متمرکز روی اولویت‌هایمان زمان قفل کنیم و این زمان‌های قفل‌شده را همچون قرارهای مقدس و غیرقابل مذاکره در نظر بگیریم.
چگونه تعیین کنیم که چقدر زمان برای انجام کاری لحاظ کنیم؟
نرم‌افزار Time-tracking (ردیاب زمان) می‌تواند بینش‌هایی را در مورد مدت زمان لازم برای تکمیل وظایف و پروژه‌های تکرارشونده ارائه دهد. با داشتن این آگاهی، می‌توانیم پنجره‌های کاری دقیق‌تری را برنامه‌ریزی کرده و از استرس ناشی از تعیین کار بیش از ظرفیت برای خود جلوگیری کنیم.
همچنین تخصیص برش‌هایی از وقت‌های اضافه برای وقفه‌های غیرمنتظره و استراحت‌های شخصی به منظور تجدید قوا مفید است. با گنجاندن کمی انعطاف‌پذیری در برنامه‌هایمان، پیش آمدن موارد غافلگیرکننده مسیر کل روز ما را منحرف نمی‌کند.
مانند اولویت‌بندی، برنامه‌ریزی زمانی برای نتایج مهم نیز یک فرآیند مداوم است. همانطور که اولویت‌های ما تغییر می کند یا به انجام می‌رسند، لازم است به‌طور منظم برنامه‌های خود را به‌منظور همسویی با اهدافمان ارزیابی و از نو تنظیم کنیم. و بله، حتی زمان‌های قفل‌شده کوتاهی هم برای این ارزیابی مجدد نیاز داریم که باید برنامه‌ریزی شود!
مدیریت فعالانه زمان برای تمرکز بر اولویت‌های آگاهانه برنامه‌ریزی‌شده‌مان، جهشی در رسیدن به نتایج معنادار ایجاد می‌کند، استرس را کاهش داده و حس کلی ما از موفقیت و رضایت را افزایش می‌دهد.
این بازتعریفی از بهرهوری است - نه به عنوان معیاری از اینکه چقدر کار می‌توانیم در روزهای خود جا دهیم [بچپانیم]- بلکه به عنوان بازتابی از اینکه چطور آگاهانه وقت خود را صرف نتایجی می‌کنیم که برای ما اهمیت دارند.
پذیرش شیوه جدیدی از تفکر در مورد بهرهوری
در دنیایی که سرشلوغی و «انجام دادن همه کارها» را ستایش می‌کنند، پذیرش شیوه جدیدی از تفکر در مورد بهرهوری شجاعت می‌خواهد. این به معنای روبه‌رو شدن با این حقیقت است که باید برخی از چیزهایی که به آنها اهمیت می‌دهیم را کنار بگذاریم تا بتوانیم بر روی دستیابی به نتایج انتخابی خود تمرکز کامل داشته باشیم. انجام چنین کاری چشم ما را به روی یک شیوه رضایت‌بخش‌تر برای زندگی و کار باز می‌کند – شیوه‌ای که به ما امکان می‌دهد بدون فشارِ نسخه موهومی از زندگی که در آن امکان «انجام دادن همۀ کارها» وجود دارد، موفق شویم.
بازتعریف بهرهوری به این شیوه مزایای زیادی به همراه دارد، از جمله:
- آرامش ذهنی، تمرکز دقیق، و افزایش روز به روز رضایت که با شفاف بودن درباره اینکه روی چه چیزی داریم کار می‌کنیم و روی چه چیزی کار نمی‌کنیم به وجود می‌آید.
- تصمیمات بهبودیافته و حل خلاقانه مسئله که با پیگیری نتایج انتخابی‌مان بدون فشار «انجام دادن همه کارها» تقویت می‌شود.
- نتایج با کیفیت و حس واقعی موفقیت که با مشغول شدن به کار متمرکز به دست می‌آید؛ [یادآور می‌شود که] کار متمرکز با اولویت‌بندی استراتژیک و به حداقل رساندن عوامل حواس‌پرتی ممکن می‌شود.
- سلامتی و سزندگی روانی که با انتخاب فضایی در برنامه‌هایمان برای فعالیت‌ها و روابطی که خارج از محل کار به ما انرژی می‌دهند، تامین می‌شود.
- فرصت‌های جدید برای رشد و تغییر مثبت که با تمرین انتخاب آگاهانه اولویت‌هایمان آشکار می‌شود.
این مزایا فراتر از عملکرد، رضایت و موفقیت شخصی ما است.
با انتخاب آگاهانه اینکه در زمان محدودی که داریم روی چه چیزی قصد داریم وقت بگذاریم و روی چه چیزی نمی‌خواهیم کار کنیم، می‌توانیم برای دیگران در انجام این شیوه الهام‌بخش باشیم. و با این کار، به ایجاد تغییر در تفکر اجتماعی کمک می‌کنیم، و ستایش «فرهنگ دوندگی» و فشار برای «انجام دادن همۀ کارها» و «داشتن همه چیز» را به چالش می‌کشیم.
بازاندیشی در بهرهوری، تحول زاست. این دعوتی است برای پایین آمدن از تردمیل سرشلوغی و قدم گذاشتن در راهی شجاعانه و آگاهانه برای کار و زندگی - راهی که در آن موفقیت را نه با حجم زیاد کارهایی که انجام می‌دهیم، بلکه با تأثیری که می‌گذاریم و لذتی که تجربه می‌کنیم می‌سنجیم - یک اولویت آگاهانه انتخاب‌شده در هر زمان.
